n8n vs. Make vs. Zapier: Welches Automatisierungstool passt zu Ihrem Unternehmen?

Der wichtigste Unterschied zwischen den drei Plattformen ist nicht der Funktionsumfang, sondern die Abrechnungslogik. Zapier zählt Tasks: Jede ausgeführte Aktion in einem Zap kostet einen Task, nur der Trigger ist frei. Der Free-Plan umfasst 100 Tasks pro Monat und erlaubt nur zweistufige Zaps; der Professional-Plan beginnt bei 19,99 $/Monat (jährliche Abrechnung) für 750 Tasks. Wer sein Kontingent überschreitet, zahlt pro Task das 1,25-Fache des Basispreises.

Make zählt Operationen: Jedes Modul, das in einem Szenario ausgeführt wird, verbraucht mindestens einen Credit. Seit der Umstellung auf das Credit-Modell im August 2025 können KI-Funktionen mehr Credits verbrauchen als Standard-Module. Der Free-Plan bietet 1.000 Operationen pro Monat, der Core-Plan startet bei 9 $/Monat (jährlich) für 10.000 Credits – auf dem Papier deutlich günstiger als Zapier.

n8n zählt Executions: Ein kompletter Workflow-Durchlauf ist eine Execution – egal, ob der Workflow 3 oder 30 Schritte hat. Der Cloud-Starter-Plan kostet 20 €/Monat (jährlich) für 2.500 Executions. Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos, bietet nahezu den vollen Funktionsumfang und unbegrenzte Executions; die laufenden Kosten beschränken sich auf den Server, typischerweise 5–20 €/Monat für einen VPS.

Die Abrechnungsmodelle wirken bei kleinen Volumen ähnlich – bei wachsendem Volumen laufen sie weit auseinander. Ein Rechenbeispiel: Ein Workflow mit 8 Schritten läuft 10.000-mal im Monat. Bei Zapier fallen dafür rund 70.000 Tasks an (7 Aktionen × 10.000 Läufe) – das liegt weit über den Standard-Kontingenten und kostet je nach Plan mehrere Hundert Dollar monatlich. Bei Make sind es bis zu 80.000 Operationen, also der achtfache Umfang des Core-Kontingents; Zusatzpakete sind seit November 2025 rund 25 % teurer als Plan-Credits – ein Paket mit 10.000 Operationen liegt bei etwa 11 $.

Bei n8n sind dieselben 10.000 Läufe schlicht 10.000 Executions: Das deckt der Cloud-Pro-Plan für 50 €/Monat ab – selbst gehostet fallen nur die Serverkosten an. Unabhängige Vergleichsrechnungen kommen für dieses Szenario auf Einsparungen von 80–90 % gegenüber Zapier; das sind Beispielrechnungen aus Fachblogs, keine Herstellerangaben, die Größenordnung deckt sich aber mit den offiziellen Listenpreisen.

Die Faustregel: Je mehr Schritte Ihre Workflows haben und je öfter sie laufen, desto stärker spielt das Execution-Modell von n8n seinen Kostenvorteil aus. Bei wenigen hundert Läufen einfacher Zwei-Schritt-Verbindungen ist der Unterschied dagegen vernachlässigbar.

Zapier ist ein US-Anbieter; die Datenverarbeitung findet typischerweise in den USA statt. Das ist nicht per se unzulässig, erfordert aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine saubere Grundlage für die Drittlandsübermittlung (Standardvertragsklauseln bzw. Data Privacy Framework) – und damit eine Abwägung, die bei personenbezogenen oder sensiblen Daten dokumentiert sein sollte. Make gehört zu einem Unternehmen mit Sitz in Prag, also in der EU; EU-Rechenzentren sind wählbar – die konkret verfügbaren Optionen sollten Sie vor Vertragsschluss beim Anbieter prüfen.

Selbst gehostetes n8n verschiebt die Frage grundsätzlich: Die Daten verlassen die eigene Infrastruktur nicht, es gibt keinen Tool-Anbieter mit Zugriff auf Ihre Datenflüsse, und ein AV-Vertrag ist nur mit dem Hosting-Provider nötig – nicht mit dem Automatisierungstool selbst. Der Verschlüsselungsschlüssel für hinterlegte Zugangsdaten liegt beim Betreiber, und der Quellcode ist einsehbar. Für Unternehmen, die Kundendaten, Personaldaten oder Gesundheitsdaten durch ihre Workflows leiten, ist das der gewichtigste Unterschied im gesamten Vergleich.

Zapier ist am einfachsten zu bedienen und hat mit über 7.000 Integrationen den größten App-Katalog – dafür stößt man bei Verzweigungen, Schleifen und Fehlerbehandlung schnell an die Decke. Make bietet einen visuellen Szenario-Editor mit echten Verzweigungen und ist der solide Mittelweg. n8n hat die höchste Komplexitätsdecke: eigene Code-Schritte in JavaScript, granulare Fehlerbehandlung, Sub-Workflows und native AI-Agent-Nodes für KI-Workflows – bei Make schlagen KI-Funktionen dagegen mit erhöhtem Credit-Verbrauch zu Buche.

Der Preis dafür: n8n hat die steilste Lernkurve, und die selbst gehostete Variante will betrieben werden – Updates, Backups, Monitoring, Zugriffsschutz. Wer das nicht leisten kann oder will, braucht entweder die n8n-Cloud oder einen Dienstleister für den Betrieb.

Zur Lizenz: n8n steht unter der Sustainable Use License (fair-code) – kein Open Source im OSI-Sinn, aber die interne geschäftliche Nutzung auf eigener Infrastruktur ist ausdrücklich erlaubt, ebenso bezahlte Dienstleistungen rund um Installation und Betrieb. Eine Enterprise-Lizenz wird erst nötig, wenn ein Dienstleister Workflows mehrerer Kunden zentral auf seiner eigenen Instanz hostet. Die Installation auf Ihrer Infrastruktur ist davon nicht betroffen; das Lizenzmodell ist seit 2022 unverändert.

Ehrlich gesagt: Für viele Fälle ist n8n überdimensioniert. Wenn Sie zwei oder drei einfache Verbindungen betreiben – etwa Formulareingänge ins CRM schreiben oder Rechnungen in einen Cloud-Ordner ablegen – und dabei unter ein paar Tausend Läufen im Monat bleiben, sind Zapier oder Make die pragmatischere Wahl. Make deckt mit dem Core-Plan für 9 $/Monat bereits 10.000 Operationen ab; das reicht für die meisten kleinen Setups.

Auch ohne technische Kapazität im Haus ist Vorsicht geboten: Ein unbetreuter n8n-Server ohne Updates und Backups ist keine Ersparnis, sondern ein Risiko. Und wer bereits ein stabiles Zapier-Setup hat, das im Kontingent bleibt, hat keinen akuten Migrationsgrund – der Umzug kostet Zeit und Geld, den sich das Volumen erst verdienen muss. n8n lohnt sich dort, wo mindestens einer dieser Faktoren greift: hohes Laufvolumen, viele Schritte pro Workflow, sensible Daten oder Logik, die SaaS-Tools nicht abbilden.

Die Software ist kostenlos, der Betrieb nicht: Rechnen Sie mit 5–20 €/Monat für den Server plus dem Aufwand für Updates, Backups und Monitoring. Wenn Sie das nicht selbst stemmen wollen, übernimmt QubeLogix Installation und Betrieb von n8n direkt auf Ihrer Infrastruktur – lizenzkonform, da Sie das Tool intern nutzen und die Daten bei Ihnen bleiben.

Konkrete Preise: Ein einzelner produktiver Workflow inklusive Einrichtung kostet ab 1.500 €, umfangreichere Automatisierungsprojekte liegen typischerweise bei 3.500–8.000 €, der laufende Betrieb (Updates, Backups, Monitoring, Anpassungen) beginnt bei 450 €/Monat. Alle Preise netto; als Kleinunternehmen nach § 19 UStG weist QubeLogix keine Umsatzsteuer aus. Damit haben Sie den Kostenvorteil des Execution-Modells, ohne selbst Serveradministration betreiben zu müssen.